怎么办一场活动

作者:hi现场 日期:2018-07-20 18:54:38 浏览量:11

活动是大学中最常见的事情,从刚入学的新生活动月到即将毕业的毕业生晚会,中间穿插着各种类型的活动。即使在娱乐活动如此丰富的今天,不少活动仍然能给在校生带来很好的参与感和感官体验。没有对比就没有伤害,活动也有成功与失败,那么什么样的活动是成功的呢?

首先我们要明白一次成功的活动需要哪些基础:准确的立项、细致的策划、详细的准备、良好的宣传、有序的组织和有意义的奖品。满足上述条件的活动才是一次成功的活动。

目前高校的活动可以按照不同分类方式分为以下几类:

活动主办方:学校主办和学生组织主办。

活动类型:晚会、比赛、庆典

这里我们主要讲如何做好学生组织主办的活动。

一、办活动的目的何在

丰富师生的课余活动,积极建设精神文明。看起来很官方的说法,但这是一场活动的最基本要求,要符合学生活动的要求,有趣但不能乱来,有创意又不能怪异。办活动有很多目的:提高部门知名度、给官微吸粉,挣点小钱钱。

二、如何确定具体活动

除了每年必须要办的活动如:新生活动月、毕业生晚会、十佳歌手和新年晚会之外,也可以根据实际情况组织一些活动。每年春秋开学办一场摄影比赛:“最美校园”、“我眼中的校园秋景”,寒假过年办一场“家乡的年味”摄影比赛,各类征文比赛,校园男神女神评选,各类评选活动,这些都是要投票的,也方便给官微吸粉。

三、策划活动

确定了要办什么活动,接下来就开始策划。该说的套话不能少,正经内容简洁明了,让领导一目了然。按照活动意义、目的、主承办方、时间、地点、具体流程、预算经费、应急处理的顺序写下去。流程写得越详细越好,最好能写清楚每一个流程的时间表和负责人,如果是比赛评选之类的活动,还应该写明每一段赛程的评判标准和依据,有助于审批通过率。在预算方面可以先按照最低配置写,策划案交给领导看过之后,如果领导对这个活动比较支持了,再相应提高一下预算,理由嘛,就是为了更好的效果。

四、准备工作

准备工作分为资金、人员安排和各种物料。

经济基础决定上层建筑,所以不论准备什么,先把钱准备好。办活动的经费来源两方面:学校批的经费和拉来的赞助。经费方面大家都懂的,不是很够用,不过也有比较壕的学校或者部门,钱完全够用,那就买买买,赞助的事不用考虑。说说赞助,拉来的赞助包括但不仅限于钱。这时候就要先看下部门现有的经费是否足够支持本次活动的基本开销,比如场地租用,宣传印刷品活动现场所需物料的开销,如果足够,那么赞助可以选择实物奖品的形式,如ktv的代金劵、校门口奶茶店的代金劵等等作为现场抽奖的奖品以及获奖选手的奖品;如果经费不足以支持基本经费,那就以钱的形式接受赞助。赞助比较大的商家可以在现场提供一个摊位方便商家宣传销售,提升合作力度。

人员安排则按照策划案的分配,确保每一项工作有专人负责,组织里的每一个部门都有各自负责的事情,将所有工作量分配到每个人以减少单人工作负担,减少出错率,再者就是让所有人参与进去加强大家的集体归属感有助于提升凝聚力。另外一种方法就是从每个部门抽一名新人组成一个策划小组,由他们全程组织整个活动,学长学姐们做做顾问就好,每一次活动抽调不同的新人,这样做可以最大限度锻炼新人的组织能力,还有就是每个人的想法都不一样,几个人在一起产生的想法会使这次的活动更有创意。

各种物料的准备包括了前期宣传的印刷品、室外活动需要舞台搭建、室内活动提前租借场地、选手的号码牌、嘉宾的姓名台签、观众的荧光棒和节目单、选定主持人等等。宣传印刷品要和领导还有赞助方多次确认,否则印一次改一次很爆炸;室外舞台搭建时要注意安全,提前一个月租用室内场地并安排座次,室内场地还要确定是否使用空调、大屏幕(用几块大屏幕),舞台效果这些都要和场地方沟通好,选择不同的服务是不同的价格。选择好现场使用的签到和弹幕软件并提前调试网络环境和软件。这方面可以选择的有很多,最常见的就是微博上墙,但是需要提前申请,在申请成功后如果不用,会影响下一次的申请使用,并且缺少签到功能,观众发的弹幕是以微博的形式出现的,这样一来每次活动之后删微博会很累,而且严重影响其他用户的时间线。除此之外还有掌上大学和腾讯微校的小功能,相比较微博上墙有了很大的改善。这里我个人推荐弹幕派,功能比较全面,而且不论对于主办方和观众来说操作都很简单,容易上手;最重要的是有一个霸屏弹幕的功能,用户付费发送霸屏弹幕,最大最好效果显示用户想说的话,且此功能的收入有一半分给活动主办方。

五、宣传工作

活动成功与否最重要的标准之一就是人气,这个在一开始的策划就应该考虑清楚,宣传阶段分赛前、赛中、赛后,宣传类型分为线上和线下。举个例子,某学生组织在夏天办一场校园十佳歌手大赛,首先,在赛前需要让大家知道有这么个比赛,吸引大家参赛,线上的微信推文、H5,线下海报、喷绘和横幅,进班级宣传,以丰厚的奖品吸引参赛者;赛程分为海选、复赛和决赛,海选人多,赛制单调所以不需要专门的场地和观众,只需要线上推送进入复赛选手名单即可;复赛场地可选择在室外广场,引入赞助商现场搭建宣传售卖摊位,宣传一下来看复赛有赠送小礼品或者优惠买东西,会吸引额外的观众;马上就要进入决赛了,在复赛结束,拍摄决赛选手的照片做成海报、喷绘,在一段时间内给所有人产生一种深入脑海的印象,录制选手VCR,做成预告片线上推送以及学校大屏幕播放,设置为期一周的线上投票,选出学生心目中最喜爱的歌手作为最具人气歌手,决赛评分依据由网络票数、现场表现和专家评委得分组成,需要注意的是票数所占权重不能太大,这样一来最大的流量就搞定了。除了预留的门票之外全部放到线上,决赛前发送推文正式宣传决赛的时间、地点和赛制,并告知转发至朋友圈可获得门票一张。下面就是赛中宣传,现场观赛的只是很少部分人,得解决其他人的观赛问题:微博、贴吧图文直播,直播平台的视频直播,这些提前在推文中告知清楚。赛后线上发布比赛结果和现场花絮照片,至此本次比赛撒花完结。

六、活动现场

以一场标准的活动来说,晚上6点半开始入场,7点正式开始,那么从中午就要开始布置场地,摆放嘉宾台签、矿泉水、节目单、荧光棒、贴座位号(名牌),同时开始准备最后一次彩排,确定最终流程。入场和散场开放多个出入口缓解单一出入口人流量压力避免踩踏事故发生,在入场之前将签到(弹幕)二维码显示在大屏幕,由主持人多次提醒。入场到活动正式开始这段时间也可以循环播放宣传片,吸引观众注意,便于维护现场秩序。确定现场摄影摄像机位,在会场中间安排一个摄像机位就够了,条件允许可以上摇臂,拍照的话人数会比较多,确定好每个人负责的位置,避免到处乱跑还拍不好。活动开始后,除了安全出口之外的出口全部关闭,频繁进出很影响现场效果。

在活动结束时开放所有出入口,有序引导观众退场,注意现场安全,同时其他人打扫现场卫生,最后大家合影,完结撒花。最后,其他人回去洗澡睡觉,媒体组的同学们回去整理照片,修照片,剪片子还要写稿发推送,同情脸。

七、活动结束后

整理本次活动剩余的所有物料,能重复使用的登记入库,不能用的就扔。总结活动中表现出的不足,吸取经验教训,做得好的继续保持。清点资金剩余,是存起来下次用还是大家出去吃吃喝喝自己决定。

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