年会是企业生活中的重要功能。它们为企业领导者提供展示业绩结果和发布年度报告的机会，投资者和分析师可以利用这些报告来确定企业的生存能力。但正如企业在分享积极成果方面面临挑战一样，他们也必须承担几项主要任务来自己举办年会。
选择空间
策划年会的首要任务之一是为活动选择合适的空间。年会可以在酒店、会议中心或设有会议设施的历史遗址举行。更实惠的选择可能是公司总部的礼堂。除了提供足够的空间来容纳预期的投资者出席率之外，企业还必须确保足够大的空间用于作为会议一部分的特殊活动。允许参与者在线登录的虚拟会议消除了对物理空间的需求，而是需要规划者建立具有足够带宽的安全 Web 连接。
制定议程
设置年会议程可能由公司的内部活动团队或外部活动策划服务负责。在任何一种情况下，策划者都需要编制演示和活动列表，确定每个活动将持续多长时间，并为与会者和演示者可以用来设置自己的日程安排的当天制定时间表。议程可能包括在年会前几天的准备工作，或将最新财务信息提供给需要介绍和讨论的参与者的时间表。
计划演示
大多数年会都包括某种形式的介绍，无论是直接介绍财务数据还是预览新产品线。公司内进行演讲的个人必须准备和演练他们在年会上的角色。例如，计划展示新电子产品的工程师可能需要使用原型，并在年会正式部分期间或之后的简短演示中找到展示新功能的最佳方式。
发出邀请
一旦公司的活动策划者知道年会将在何时何地举行，他们就必须发出邀请。对股东的邀请可能包括代理投票，因此那些没有出席的人仍然可以就关键问题进行投票，例如董事会的新成员或拟议的收购。另一套邀请通知媒体该活动，让媒体有机会参加。
