一、可以借助活动策划公司
1、会议或活动主办方经常会有一个误区,那就是喜欢自己独立寻找场地,其实他们不了解,经过多年与场地方的合作,长期的公关及会议服务经历,使专业的活动策划公司与各类会议场地均保持良好的合作关系,不但有能力为客户协调到的场地支持服务,更有能力在一定程度上为客户节省会议场地支出.
2、活动策划公司还拥有一套严谨的会议场地推荐规范和服务模式,保障所推荐的每一个场地都是十分熟悉和了解的,通常都是经实地考察,依照专业会议场地信息搜集标准逐项记录,并收录到专业的数据库中,场地数据信息的详细性甚至超过场地方本身.而会议主办方自己去寻找场地,但并不了解一个场地的软硬件设施对自身活动的可用性在什么地方,更何况除了会议场地之外,还会有其它诸如设备供应、流程控制等更加复杂的工作.
3、通过专业的活动策划公司找活动场地,不但可以有效节省寻找资源的时间,更能获取因场地因素对活动效果产生的各种积极的和消极的影响等重要信息.
二、大型会议活动策划的场地布置技巧
1、基本设施布置
(1)讲台:高度适中,且通向讲台走道有照明,讲台中央应有所进行的会议名称,和会议中心或会议宾馆名称.
(2)话筒:话筒事前调节好,音量不易过大.
(3)写字板及水笔.
(4)视听设备:计算机、投影仪、录像机、屏幕,音响设备,镭射笔,免费邮件服务,DVD空调,照明等.
(5)照明:照度均匀,灯光柔和稳定,易于控制调节.
(6)音响:包括调音台,会务话筒等.
(7)会务视频系统:录像机、投影机、幻灯机、视频特技机、摄像头等主要设备以及视频切换器、视频分配器、制式转换器等辅助设备.
(8)同声传播和表决系统
2、会场布置
(1)会场布置基本原则:切题:根据会议的性质,布置会场时要注意突出会议主题和宗旨.如:党代表会议会场要求朴素、庄重、大方.正规:任何会场布置都应有序整洁,有条理.朴素:从会议实际效果和自身经济能力出发,做到以小的成本创造的经济效益.实用:会场布置应与会议所需功能相符合.和谐:会场颜色、会场要素大小要协调.
(2)会场布置基本模式剧场(礼堂)式:适合大规模,人数较多的会议,如适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等.课桌式:适用于论坛、新闻发布会、研讨会、培训等等,这种形式便于听众作记录.中空圆(正方形或多边形)式:适合规模较小,且身份级别相当的会议,如洽谈会,研讨会等U型或马蹄型:适合小型培训会议.围桌式:适用于中式宴会,如答谢会、招待会、茶话会等.
