这里建议大家使用活动推进表，具体细化到每个环节的时间点。光是布展这一个事件，就会有几十条事件需要一一对接并确认，而这些事件并没有列入此表中。
做活动，有难度的不在于实体物料的准备，而在虚拟物料环节。
1）物料准备
每一场活动，我们会准备定制Polo或T恤衫，印上公司Logo或本次会议的内容，一来方便会场里的参会人员在寻求帮助时辨识人员，二来方便活动宣传。如果只是小型的沙龙，主办方工作人员可以穿着本公司的Polo衫或佩戴具有公司属性的饰物。
这里的物料准备及制作涉及整个活动筹备过程中，靠谱的物料供应商是很重要的。
这里，建议大家罗列一份详细的物料追踪表，记录此活动物料现在处于什么阶段（付款、发货、收货等），这份表格也有利于做活动后期的物料结算。（文中提及到的所有工具表单，西格公关的后期小管家会单独整理成范本格式分享给大家使用。）
电子物料：电子物料包括前期宣传物料、会场物料及后期宣传物料。前期宣传物料包括活动宣传、邀请函、活动预告、倒计时图片、预告软文。会场物料包括主视觉、开场视频、PPT、主持人串词、嘉宾和媒体的签到名单，以及贯穿整个会议各环节的音乐包。后期宣传物料包括自媒体稿件。
实体物料：实体物料主要指遍及会场的所有物料，如控台流程表、产品手册、手提袋、议程表、媒体通稿、证件牌、易拉宝、签到墙、指示水牌、Polo衫、各环节礼品等。
2）酒店沟通
会场沟通：会场沟通主要在于台形图的确定。向酒店要到本次宴会厅的平面户型图，按照活动的具体搭建细则，确定台形图及座次。这部分内容是需要主办方自己做的，酒店及第三方搭建商均不会做，这一点需要大家明确一下。
做好的台形图及时告知酒店，算好总体席位数量，并且宴会厅门口的签到台及其他体验区等设施，也应该包含在考虑范围内（我这里就不贴了。）
这里需要注意一下，酒店会场销售与会场台型图搭建是两个人或两个部门，会场布置桌椅的人员会根据实际情况调整你事前做好的台形图，所以主办方需要提前到达场地，实地查看座次。
就餐沟通：就餐包括3种，茶歇、自助餐和晚宴，根据自己的会议具体性质确定就餐部分。如果是简短的会议，时间不超过3小时，可以不安排茶歇；
如果会议时间在3-6小时，可以在中途安排茶歇，便于会场人员交流互动，集中注意力在接下来的活动内容上；
如果是年度总结、颁奖典礼等，建议安排圆桌晚宴。活动时间如果持续一个工作日，那么，我们就需要在中午为参会人员准备自助餐了。
3）布展沟通
这个环节是非常重要的，直接影响本次活动是否成功举办。
大屏沟通：
需要了解这个屏幕规格怎样，如何工作，信号输入输出是怎么样的，实时大屏的工作是个什么样的状态。
灯光舞美：活动的气氛渲染依赖于活动现场的灯光舞美，每个环节的灯光亮度等都需要严格把控。
