活动策划者必看:活动策划清单必须有的五项

2022-03-14 16:35|浏览量: 251

摘要:每个称职的活动策划者都知道,活动策划清单可能是策划成功活动的最有价值的工具。当您在半夜惊慌失措地大汗淋漓地醒来时,它是一款让您放心的活动计划工具,您确信自己忘记了计划下一次活动的重要细节。有了一份全面的活动策划清单,您可以自信地处理您的活动,因为您知道自己没有忽略任何事情。  如果您认为自己非常有条理,并且在计划活动时已经使用了清单,但是遇到了您意识到(为时已晚)未能关注某些重要细节的情况,该...

每个称职的活动策划者都 知道,活动策划清单可能是策划成功活动的最有价值的工具。当您在半夜惊慌失措地大汗淋漓地醒来时,它是一款让您放心的活动计划工具,您确信自己忘记了计划下一次活动的重要细节。有了一份全面的活动策划清单,您可以自信地处理您的活动,因为您知道自己没有忽略任何事情。
  如果您认为自己非常有条理,并且在计划活动时已经使用了清单,但是遇到了您意识到(为时已晚)未能关注某些重要细节的情况,该怎么办。你哪里做错了?
  每个活动都需要一个活动计划清单,该清单设计时要考虑到该特定活动并根据各个活动规范进行定制。所以每个活动策划清单都是不同的。但是,无论您是计划举办小型生日派对还是大型公司活动,您的活动策划清单上都必须有五项。
  1.签署活动合同
  这听起来很明显,但请确保您签署并收到签署的副本作为回报 - 您活动所需的所有合同。这包括与客户、场地、供应商、酒店、娱乐等的活动合同。坚定的握手是开展业务的好方法,但不是确保雇用任何供应商的方式,也不是承诺为客户工作的方式. 以书面形式获取所有内容,在所有文书工作都签署并交付之前,不要做任何工作或花一分钱来计划您的活动。如果您是需要为您的活动服务签订活动合同的活动策划者,请单击此处。
  2.确认日期和时间
  您在此活动的计划阶段深陷其中。怎么会有人弄错日期?供应商经常有其他业务进来。客户可能会同意活动的日期和时间,然后忘记通知您计划的变化。在您开始计划您的活动之前,请仔细检查日期以及开始和结束时间,并以书面形式获取这些信息,以便每个人都在同一个页面上。
  3.雇用其他帮助
  不要低估在活动当天获得额外帮助的价值。总有一些事情需要照顾,大多数活动策划者已经忙于举办活动,无法将注意力集中在出现的情况上。雇用额外的帮助是一个经常被忽视的重要步骤,直到为手头的工作雇用最好的活动人员可能为时已晚。在招聘活动人员时,不要满足于剩菜剩饭。将此项目列入您的活动清单,并确保训练有素的工作人员拥有适合您的活动预算所需的经验。
  4.进行现场演练
  没有什么比亲身体验更能在脑海中想象某事了。与您的客户和供应商一起对活动现场进行演练是活动策划过程中的关键步骤。它提供了一个提出问题、解决问题并就房间设置、装饰、注册位置和活动的整体流程达成协议的机会。通常,即使我们认为我们的交流很清楚,我们对某事的看法也与其他人根据我们的描述所设想的形成鲜明对比。 在规划阶段参观物理空间,因此活动当天不会有任何意外。
  5.包括跟进提醒
  在理想的世界里,告诉某人一次就足以确保工作完成。不幸的是,真实的工作世界不是这样运作的,或者至少不是活动策划的业务。由于需要管理如此多的细节,并且在活动的各个阶段涉及多个玩家,因此很容易迷失方向。因此,当您制定活动计划清单以使您井井有条并按时进行时,请确保包括某些后续行动的提醒。例如,如果您与餐饮服务商讨论菜单创意,请在您的活动策划清单中添加一个项目,内容为:“跟进餐饮服务商提出的菜单”和“与餐饮服务商安排品尝时间。”在活动策划中,有没有太多次确认某事这样的事情。

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